Top10 consejos para una cobertura de eventos efectiva
Si estás planeando un evento en Valencia o alrededores y quieres asegurarte de que se capturen los momentos más importantes, estás en el lugar correcto, ya que te vamos a mostrar los 10 consejos que no puedes dejar pasar para lograr una cobertura de eventos efectiva. La cobertura de eventos es un aspecto crucial de cualquier evento exitoso, porque permite que los participantes revivan la experiencia en cualquier momento y atrae a nuevos espectadores que no pudieron asistir en directo. A continuación, exploraremos los consejos y trucos para una cobertura de eventos exitosa, desde la planificación y la investigación hasta la edición y promoción del video. ¡Empecemos!
Tabla de contenidos
Planifica tu evento con tiempo:
La planificación es una de las claves para lograr cubrir un evento de manera exitosa. Asegúrate de conocer todos los detalles del evento y planifica el contenido que quieres grabar. Haz una lista o «check-list» de verificación de todo lo que necesitas, desde los proveedores, pasando por el equipo técnico y personal responsable, teniendo en cuenta las tareas de cada uno de ellos. Lo ideal es que el listado esté compartido con todo el equipo y se pueda acceder a él en tiempo real, puedes utilizar por ejemplo Trello para crear el proyecto y listado de tareas.
Localiza el evento:
Antes del día del evento es importante investigar la localización, esto te ayudará a localizar el parking, zonas de carga y descarga, además de ver el tráfico de la zona. También te ayudará a identificar los mejores lugares para grabar y asegurarte de tener una buena vista del escenario. Investiga las mejores zonas para realizar las entrevistas y lugares y planos bonitos para emplear en recursos de relleno y transiciones.
Prepara y ensaya antes del evento:
Llega siempre temprano al evento para tener tiempo de hacer todas las pruebas de audio y vídeo que necesites. Anteriormente, habrás tenido que ver los recursos entregados por el espacio contratado, ya sea un hotel, recinto ferial, pabellón… como son la mesa de sonido, proyectores, iluminación, etc. También puedes utilizar el tiempo extra para conocer a los organizadores, ponentes e invitados para relacionarte con ellos y crear oportunidades de negocio.
Graba los momentos clave del evento:
Asegúrate de capturar los momentos más importantes del evento, como la llegada de los ponentes, los patrocinadores, los discursos, las presentaciones y como no, las actuaciones en vivo o la after party. También puedes tomar fotos y videos detrás de escena para tener una perspectiva más completa. Sería interesante pensar en piezas creativas como making of o cápsulas para las redes sociales.
No ahorres en tarjetas de espacio y baterías:
Asegúrate de tener suficiente espacio de almacenamiento, así que lleva siempre contigo más tarjetas de memoria de las que necesites, no sabes cuando puede fallar una o tengas que grabar más contenido del planificado inicialmente. Además, puedes llevar discos duros externos o un portátil dónde ir almacenando el contenido o alojarlo en la nube.
Haz lo mismo con las baterías de todo tu equipo, no escatimes en ellas y lleva siempre unidades extra por lo que pueda ocurrir. Ponlas a cargar la noche de antes.
Usa trípodes y estabilizadores:
Para obtener videos estables y profesionales, es importante usar trípodes y estabilizadores mecánicos o digitales. Esto te permitirá moverte libremente sin que la imagen se vea temblorosa.
Usa micrófonos profesionales:
Para una calidad de audio óptima, utiliza micrófonos externos, de este modo podrás grabar el sonido de manera clara y nítida. Para las entrevistas puedes utilizar micrófonos en pértiga o de corbata.
Haz entrevistas:
Las entrevistas son una excelente manera de capturar las opiniones y perspectivas de los participantes del evento, así como de los patrocinadores. Prepara algunas preguntas de antemano y asegúrate de que los entrevistados se sientan cómodos frente a la cámara.
Edición y montaje de los brutos del evento:
Después del evento, edita todo el contenido grabado para asegurarte de que el video tenga un flujo coherente y que se vea profesional.
Piensa en el branding y crea una cabecera corporativa y un cierre que invite al espectador a realizar una acción, ya sea visitar la web, comprar una entrada, etc.
Crea distintas piezas teniendo en cuenta el canal y el objetivo. Utiliza a ser posible, herramientas profesionales de edición que te permitan ajustar el audio y color del vídeo.
Crea una estrategia y campaña de promoción del evento:
Una vez que hayas terminado de editar el video, es casi tan o más importante mostrarlo e intentar viralizarlo.
Para ello deberás de crear un calendario editorial y cronograma social al rededor del evento.
Publica en tu blog, web y redes sociales el contenido teniendo en cuenta la estrategia, los distintos formatos según red social y etiqueta a los organizadores, patrocinadores y participantes del evento para que puedan compartirlo en sus propias redes. Utiliza también los hashtags como filtros de tu contenido para que sea fácilmente localizable.