Matriz de Eisenhower con Trello

para gestionar tus tareas. 

Si como yo volvéis de vacaciones, seguro que tenéis la cabeza llena de intenciones y objetivos para iniciar un mes de septiembre plenamente productivo. Al final del post tenéis un video de 40 minutos donde os explico todo el proceso.


Para lograr estos objetivos es muy importante conseguir gestionar eficientemente nuestro tiempo, así que hoy voy a mostraros una metodología que os ayudará a identificar, seleccionar y ordenar fácilmente todas vuestras tareas. En este ejemplo práctico vamos a crear una matriz Eisenhower y para ello utilizaremos 2 herramientas gratuitas: la hoja de cálculo de Google y Trello.

¿Qué es la matriz de Eisenhower?

Es un sencillo método que consiste en dividir un conjunto de tareas en cuatro cuadrantes, las cuales vendrán identificadas por su carácter de urgencia e importancia.

¿Quién fue Eisenhower?

El nombre de este sistema proviene de Dwight David Eisenhower, quién fue presidente de los Estados Unidos Desde 1953 a 1961. Persona totalmente obsesionada con la eficiencia de la gestión del tiempo desde su etapa como comandante de los aliados en la Segunda Guerra Mundial.

¿En qué consiste el método Eisenhower?

Aprender a utilizar esta matriz nos ayudará en primer lugar a ser conscientes de la cantidad de tareas que tenemos, o pensamos que tenemos que realizar. Si no las listamos y escribimos, no seremos del todo conscientes de ellas y nos pasaremos el día simplemente haciendo cosas, necesarias o no.

En segundo lugar nos ayudará a clasificar estas tareas por importancia y urgencia, de este modo será más fácil vencer a los saboteadores del tiempo y evitar la Procrastinación por César Piqueras.

En tercer lugar al tenerlas listadas y ordenadas por cuadrantes sabremos cuales debemos de hacer de inmediato, cuáles programar, las que debemos de delegar o simplemente descartar.

 

Las herramientas que vamos a utilizar:

Como veis en esta infografía o ilustración que podéis descargaros en formato PDF más abajo, las tareas deben de dividirse en función de la urgencia y de la importancia de las mismas.

Es muy probable que las tareas cotidianas os absorban más del 80% de vuestro tiempo productivo y que en muchas ocasiones os vayáis a casa con la sensación de no haber realizado nada importante durante el día, algo que genera una gran frustración a nivel profesional. A la mayoría de las personas lo que les ocurre es que al no tener planificadas las tareas caen en el gran error de procrastinar tareas urgentes e importantes o no son capaces de delegar aquellas que no requieren de una gran importancia.

Esta matriz os ayudará a conseguir diferenciar aquellas tareas que son urgentes e importantes de aquellas que no lo son, y las que debemos directamente de descartar porque no son ni urgentes ni importantes para vuestro modelo de negocio.

Descárgate la plantilla Matriz Eisenhower  

Descárgate más abajo la plantilla de gestión del tiempo.

Lo primero que debemos de realizar es tener ese listado de tareas y para ello yo os recomiendo utilizar una hoja de cálculo como la que veréis en el vídeo y que podéis personalizar según vuestras necesidades concretas, pero en este caso yo os muestro cómo podríamos rellenarla para a posteriori trasladar nuestras tareas a la matriz de gestión del tiempo que realizaremos con la herramienta Trello.


En la primera columna pondremos todas las tareas, en mi caso dedico generalmente 15 minutos los viernes para organizar y revisar las tareas de la semana y diariamente durante 5 minutos repaso en la matriz de Trello el estado de las tareas y añado directamente aquellas nuevas del día que me van llegando o voy generando.

Así que lo primero es listar en esta primera columna todas las tareas sin pensar si son urgentes importantes o prescindibles, una vez las tenemos todas listadas las podremos filtrar en la segunda columna y de este modo cuando queramos seleccionarlas por su importancia, será muy fácil de hacer. Por cierto si quieres que te envíe una copia no tienes más que pedirla en los comentarios.

Una vez listadas  y filtradas será muy fácil copiar estas tareas y pegarlas en nuestro tablero de Trello.

Vamos ahora a crear nuestro tablero matriz de gestión de tiempo. Para ello deberemos de abrir Trello y crear un nuevo tablero con las columnas que forman la matriz Eisenhower.

martriz eisenhower Trello

Para crear esta matriz lo que haremos es crear una primera columna dónde estarán los clusters o espacios disponibles para las tareas urgentes e importantes.

La segunda columna que vamos a realizar es la de tareas no urgentes pero importantes, como recordatorio podemos crear una primera tarjeta que nos recuerde qué son tareas que debemos de planificar cuándo se harán. En el vídeo que tenéis al final del artículo os muestro una extensión muy útil para planificar rápidamente todas las tareas. 

La tercera columna la vamos a nombrar como tareas urgentes no importantes estas tareas serán aquellas que deberemos de delegar,  aquí se encuentra generalmente nuestro principal enemigo en la gestión del tiempo, ya que si no sabemos delegar o no tenemos en quien hacerlo, es muy probable que no consigamos realizar las tareas que realmente son importantes. 

Por último crearemos la columna tareas no importantes no urgentes dónde se encontrarán las tareas que hemos listado y hemos filtrado cómo prescindibles. Ahora que ya tenemos las columnas principales de nuestra matriz podemos crear otras que nos ayuden a gestionar tareas a más largo plazo.

En este vídeo os muestro en detalle todo el proceso y algunos trucos como la posibilidad de automatizar la creación de tareas repetitivas.

Si quieres crecer digitalmente la gestión del tiempo es uno de los pilares que hará que el camino sea más sencillo. 

En Kirisama realizamos cursos formativos sobre el uso de herramientas que ayuden a las empresas a mejorar sus procesos productivos y la eficiencia del tiempo. Si deseas conocer más sobre nuestros servicios puedes escribirnos y resolveremos todas tus dudas. 

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